Der Unterschied im Überblick
Zahlungserinnerungen werden häufig genutzt, um Kunden an eine offene Rechnung zu erinnern, ohne sofort Druck auszuüben. Sie sind eher als Service gedacht und oft neutral oder freundlich formuliert. Rechtlich kann aber auch schon eine freundlich formulierte Erinnerung eine Mahnung sein, wenn klar ist, dass die Zahlung überfällig ist.
Beispiele für X und Y
Mahnschreiben betonen hingegen stärker, dass die Rechnung fällig ist, setzen Fristen und weisen auf mögliche weitere Schritte hin, etwa Inkasso oder gerichtliche Maßnahmen. Viele Unternehmen arbeiten mit einem Mahnstufen-System, zum Beispiel erste Mahnung, zweite Mahnung, letzte Mahnung.
Typische Missverständnisse
Rechtlich ist entscheidend, dass der Schuldner eindeutig zur Zahlung aufgefordert wird. Die Bezeichnung „Zahlungserinnerung“ oder „Mahnung“ spielt eine geringere Rolle als der Inhalt. Praktisch signalisiert eine Mahnung aber deutlich, dass es nun ernst wird und zusätzliche Kosten drohen können.